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Besprechungen klar und wertschätzend führen

Foto: Heike Brandl
Honigbienen haben eine ganz klare Kommunikation mit ihren Artgenossen

 

Erleben auch Sie Besprechungen, die zu lange, wenig zielorientiert und für die TeilnehmerInnen nicht motivierend sind?

Gerade in Besprechungen wirkt die die Sprache der Führungskraft entscheidend auf den zeitlichen Umfang, das inhaltliche Ergebnis sowie die Zufriedenheit der TeilnehmerInnen.

Souverän sein. Präsent sein. Deutlich sein.

Das sind wichtige Eigenschaften einer Führungskraft. Erworben und zum Ausdruck gebracht werden sie vor allem durch die Art, wie die Führungskraft kommuniziert: ob ihre Worte kraftvoll und zentriert sind oder vage und missverständlich.

Besprechungen heißen je nach Branche und Umfeld auch anders: Da gibt es Konferenzen, Meetings, Sitzungen. Auch ein Gespräch zwischen Tür und Angel kann eine Besprechung sein. Denn Besprechung meint „über etwas beratend reden.“ Beispielhaft schaue ich mir mit Ihnen angesichts des bevorstehenden Schuljahresendes eine Lehrerkonferenz an.

 

Unter den derzeitigen Bedingungen finden Konferenzen häufig als Online-Meeting statt. Abhängig davon, wieviel Menschen an der Konferenz teilnehmen, erscheinen die Bilder relativ klein. Die Mimik und Gestik der Teilnehmenden bleibt dabei oftmals vage und schwer zu interpretieren, der Blickkontakt ist nicht personenbezogen. Auch der Smalltalk, privater und informeller beruflicher Austausch vor und nach der Konferenz sowie in der Pause fehlen.

Als Führungskraft in einer Konferenz führen Sie Lehrkräfte. Dabei macht es einen Unterschied in den Beziehungen zueinander, ob Sie etwas sagen oder nicht sagen, welche Wörter Sie benutzen, ob Ihr Satzbau Ihrer Absicht entspricht. Es gibt dabei kein richtig oder falsch, jedoch immer eine Wirkung.

Souverän sein – präsent sein – deutlich sein. Das wird Ihnen gelingen, wenn Sie sich bewusst machen, was es heißt, führungskräftig zu kommunizieren. Mitarbeiter motivieren, klare Aufträge geben, ergebnisorientiert besprechen. Daher lohnt es sich für Sie, den eigenen Umgang mit Sprache zu überdenken.

Wie Sie in Besprechungen Beziehungen pflegen

Sprache hat verschiedene Funktionen, beispielsweise dient sie der Übertragung von Informationen. Sie ist jedoch auch beziehungsstiftend. Wie können Sie nun in einer Online-Konferenz ohne direkten Blickkontakt Beziehungen pflegen? Das wird Ihnen mit Wertschätzung gelingen.

Ein wesentlicher Schlüssel dazu sind die 3A: Ansprechen mit dem Namen, Anschauen und Atmen. In einem früheren Blog-Artikel habe ich schon einige Aspekte dazu erläutert. Der eigene Name ist das, was jeder Mensch am liebsten hört. Sprechen Sie denjenigen, an den Sie eine Frage oder eine Aufforderung haben direkt mit seinem Namen an. Es schenkt ihm Aufmerksamkeit und bedeutet Wertschätzung für seine Person. Selbst wenn Sie Ihrem Gesprächspartner widersprechen, ist der Name zu Beginn Ihres Satzes wichtig. Dann dient er dazu den Kontakt zu bahnen, den Gesprächspartner aufnahmebereit zu machen. Es ist ein wenig wie mit dem Öl, welches das Knirschen im Getriebe verhindert.

Beispiel:

„Tanja – ich gebe dir in fast allen Punkten recht. Nur …“

Die Nennung des Namens stellt immer sicher, dass Ihr Gesprächspartner sich überhaupt angesprochen fühlt und weiß, dass er gemeint ist. Es holt ihn aus seinen Gedanken oder Handlungen ab. 

Foto: Heike Brandl
Zwei Hummeln ohne Blickkontakt ...

 

Wenn der Blickkontakt in der Online-Konferenz fehlt

In Präsenz-Veranstaltungen kommt dann das Anschauen, der offene Blick zum Gesprächspartner. So entsteht Kontakt zwischen zwei Menschen. Online werden Sie natürlich in die Kamera sehen, doch werden Sie keinen echten Blickkontakt herstellen können. 3A – und das „Anschauen“ fehlt? Dann ersetzen Sie es doch wo es geht durch ein „Anlächeln“. Auch wenn Sie in der Video-Konferenz nur ganz allgemein in die Kamera lächeln, so erzielen sie damit doch eine beziehungsfördernde Atmosphäre.

Die Atempause, das 3. A, gibt dem Gesprächspartner Zeit, sich auf Ihre Frage oder Bitte einzustellen. Gerade in Online-Konferenzen – wo der Blickkontakt fehlt – ist dies von grundlegender Bedeutung. Sie vermeiden dadurch Missverständnisse und Rückfragen, wer denn nun gemeint sei. Dadurch gewährleisten Sie außerdem, dass Ihre Informationen oder Aufforderungen ankommen.

Wie Sie mehrere Personen ansprechen können

Wie lösen Sie dies, wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig ansprechen wollen? Dafür gibt es je nach Anzahl und Situation unterschiedliche Möglichkeiten. Bei zwei bis drei Lehrkräften ist die Nennung der einzelnen Namen sinnvoll.

Beispiel:

„Simon und Julia, wie ist das bei euch in der Klasse?“

Bei mehreren können Sie sie als Zielgruppe gemeinsam nennen.

Beispiel:

„Meine nächste Frage gilt allen Sportlehrkräften. …“

„Liebe Lehrkräfte der 7. Klassen, …“

Schon im Umgang mit Kindern erkläre ich oft, dass es bei den 3A immer mal von dem einen oder anderen mehr braucht. Manche Kinder brauchen länger bis sie reagieren, daher brauchen sie eine längere Atempause. Das kann in Online-Konferenzen auch relevant sein, da Verzögerungen durch die technische Übertragung entstehen. In Online-Konferenzen fehlt außerdem das persönliche Anschauen, daher brauchen wir wesentlich mehr „Ansprechen mit dem Namen“.

Was ist Ihr Nutzen?

Sie erzielen damit noch eine weitere Wirkung: Als Führungskraft führen Sie damit klar. Es stärkt Ihre Präsenz und lässt Sie souverän und professionell wirken. Woran liegt das? Sie lenken umgehend die Aufmerksamkeit der entsprechenden Lehrkraft auf sich. Die Teilnehmenden in der Konferenz nehmen die ehrliche Wertschätzung wahr und können sie leicht annehmen. Das alles trägt zu einem guten und konzentrierten Arbeitsklima bei.

Sprache steckt an: Sie geben damit Ihrem Kollegium, gerade auch den Referendaren, ein gutes Beispiel. Es lohnt sich, diesen Punkt explizit als Empfehlung für die Online-Konferenz anzusprechen. Sie erleichtern dadurch ganz wesentlich Abläufe und gewinnen Zeit. Wie immer geben Sie mit Ihrem Sprachvorbild anderen Muster vor. Die gegenseitige Wertschätzung im Kollegium wird sich ausbreiten und das ist für Ihre Beziehungen untereinander förderlich.

Auch auf den Sprecher selbst hat dies eine Wirkung: Je häufiger Sie wertschätzend sprechen, desto stärker wird sich dies auf ihre Haltung auswirken. Wertschätzung ist eine tragende Säule für Führungskräfte.

Wie Sie noch mehr erreichen können

Nun habe ich Ihnen einen Aspekt für erfolgreiche (Online-)Besprechungen erläutert. Mit einer klaren Kommunikationsstruktur erreichen Sie noch mehr. Das LINGVA ETERNA Kommunikationskonzept nach Dr. Theodor von Stockert bietet diese Struktur. Es ist der Schlüssel für erfolgreiche Gespräche und Besprechungen. In meinen Seminaren werde ich Sie gerne darin einführen. 

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