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Besprechungen klar und wertschätzend führen

überarbeitet 08.11.21

 

Erlebst auch du Besprechungen, die zu lange, wenig zielorientiert und für die Teilnehmer:innen nicht motivierend sind? Gerade in Besprechungen wirkt die Sprache der Führungskraft entscheidend auf den zeitlichen Umfang, das inhaltliche Ergebnis sowie die Zufriedenheit der Teilnehmer:innen.

 

Souverän sein. Präsent sein. Deutlich sein.

Das sind wichtige Eigenschaften einer Führungskraft. Erworben und zum Ausdruck gebracht werden sie vor allem durch die Art, wie die Führungskraft kommuniziert: ob ihre Worte kraftvoll und zentriert sind oder vage und missverständlich. Besprechungen heißen je nach Branche und Umfeld auch anders: Da gibt es Konferenzen, Meetings, Sitzungen. Auch ein Gespräch zwischen Tür und Angel kann eine Besprechung sein. Denn Besprechung meint „über etwas beratend reden.“ Beispielhaft schaue ich mir mit dir eine Konferenz von Lehrkräften an.

Unter den derzeitigen Bedingungen finden Konferenzen häufig als Online-Meeting statt. Abhängig davon, wieviel Menschen an der Konferenz teilnehmen, erscheinen die Bilder relativ klein. Die Mimik und Gestik der Teilnehmenden bleibt dabei oftmals vage und schwer zu interpretieren, der Blickkontakt ist nicht personenbezogen. Auch der Smalltalk, privater und informeller beruflicher Austausch vor und nach der Konferenz sowie in der Pause fehlen.

Als Führungskraft in einer Konferenz führst du Lehrkräfte. Dabei macht es einen Unterschied in den Beziehungen zueinander, ob du etwas sagst oder nicht sagst, welche Wörter du benutzt, ob dein Satzbau deiner Absicht entspricht. Es gibt dabei kein richtig oder falsch, jedoch immer eine Wirkung.

Souverän sein. Präsent sein. Deutlich sein. Das wird dir gelingen, wenn du dir bewusst machst, was es heißt, führungskräftig zu kommunizieren. Mitarbeiter:innen motivieren, klare Aufträge geben, ergebnisorientiert besprechen. Daher lohnt es sich für dich, den eigenen Umgang mit Sprache zu überdenken.

 

 

Biene auf gelben Blüten
Honigbienen haben eine ganz klare Kommunikation mit ihren Artgenossen

Wie du in Besprechungen Beziehungen pflegst

Sprache hat verschiedene Funktionen, beispielsweise dient sie der Übertragung von Informationen. Sie ist jedoch auch beziehungsstiftend. Wie kannst du nun in einer Online-Konferenz ohne direkten Blickkontakt Beziehungen pflegen? Das wird dir mit Wertschätzung gelingen.

 

Ein wesentlicher Schlüssel dazu sind die 3A: Ansprechen mit dem Namen, Anschauen und Atmen. Der eigene Name ist das, was jeder Mensch am liebsten hört. Sprich denjenigen, an den du eine Frage oder eine Aufforderung hast, direkt mit seinem Namen an. Es schenkt ihm Aufmerksamkeit und bedeutet Wertschätzung für seine Person. Selbst wenn du deiner Gesprächspartnerin widersprichst, ist der Name zu Beginn deines Satzes wichtig. Dann dient er dazu, den Kontakt zu bahnen, die Gesprächspartnerin aufnahmebereit zu machen. Ausführlicher liest du hier darüber: 3A - In 3 Schritten zu mehr Aufmerksamkeit

 

Es ist ein wenig wie mit dem Öl, welches das Knirschen im Getriebe verhindert.

Beispiel:

„Tanja – ich gebe dir in fast allen Punkten recht. Nur …“

Die Nennung des Namens stellt immer sicher, dass dein Gesprächspartner sich überhaupt angesprochen fühlt und weiß, dass er gemeint ist. Es holt ihn aus seinen Gedanken oder Handlungen ab. 

 

Zwei Hummeln auf einer rosa Blüte
Zwei Hummeln ohne Blickkontakt ...

Wenn der Blickkontakt in der Online-Konferenz fehlt

In Präsenz-Veranstaltungen kommt dann das Anschauen, der offene Blick zum Gesprächspartner. So entsteht Kontakt zwischen zwei Menschen. Online wirst du natürlich in die Kamera sehen, doch wirst du keinen echten Blickkontakt herstellen können. 3A – und das „Anschauen“ fehlt? Dann ersetze es doch -  wo es geht - durch ein „Anlächeln“. Auch wenn du in der Video-Konferenz nur ganz allgemein in die Kamera lächelst, so erzielst du damit doch eine beziehungsfördernde Atmosphäre.

 

Die Atempause, das 3. A, gibt dem Gesprächspartner Zeit, sich auf deine Frage oder Bitte einzustellen. Gerade in Online-Konferenzen – wo der Blickkontakt fehlt – ist dies von grundlegender Bedeutung. Du vermeidest dadurch Missverständnisse und Rückfragen, wer denn nun gemeint sei. Dadurch gewährleistet du außerdem, dass deine Informationen oder Aufforderungen ankommen.

 

Wie du mehrere Personen ansprechen kannst

Wie löst du das, wenn du mehrere Personen gleichzeitig ansprechen willst? Dafür gibt es je nach Anzahl und Situation unterschiedliche Möglichkeiten. Bei zwei bis drei Lehrkräften ist die Nennung der einzelnen Namen sinnvoll.

 

Beispiel:

„Simon und Julia, wie ist das bei euch in der Klasse?“

Bei mehreren kannst du sie als Zielgruppe gemeinsam nennen.

Beispiel:

„Meine nächste Frage gilt allen Sportlehrkräften. …“

„Liebe Lehrkräfte der 7. Klassen, …“

 

Schon im Umgang mit Kindern erkläre ich oft, dass es bei den 3A immer mal von dem einen oder anderen mehr braucht. Manche Kinder brauchen länger bis sie reagieren, daher brauchen sie eine längere Atempause. Das kann in Online-Konferenzen auch relevant sein, da Verzögerungen durch die technische Übertragung entstehen. In Online-Konferenzen fehlt außerdem das persönliche Anschauen, daher brauchen wir wesentlich mehr „Ansprechen mit dem Namen“.

 

Was ist dein Nutzen?

Du erzielst damit noch eine weitere Wirkung: Als Führungskraft führst du damit klar. Es stärkt deine Präsenz und lässt dich souverän und professionell wirken. Woran liegt das? Du lenkst umgehend die Aufmerksamkeit der entsprechenden Lehrkraft auf dich. Die Teilnehmenden in der Konferenz nehmen die ehrliche Wertschätzung wahr und können sie leicht annehmen. Das alles trägt zu einem guten und konzentrierten Arbeitsklima bei.

 

Sprache steckt an: Du gibst damit deinem Kollegium, gerade auch den Referendar:innen, ein gutes Beispiel. Es lohnt sich, diesen Punkt explizit als Empfehlung für die Online-Konferenz anzusprechen. Du erleichterst dadurch ganz wesentlich Abläufe und gewinnst Zeit. Wie immer gibst du mit deinem Sprachvorbild anderen Muster vor. Die gegenseitige Wertschätzung im Kollegium wird sich ausbreiten und das ist für eure Beziehungen untereinander förderlich.

 

Auch auf die Sprecherin oder den Sprecher selbst hat dies eine Wirkung: Je häufiger du wertschätzend sprichst, desto stärker wird sich dies auf deine Haltung auswirken. Wertschätzung ist eine tragende Säule für Führungskräfte.

 

Wie du noch mehr erreichen kannst

Nun habe ich dir einen Aspekt für erfolgreiche (Online-)Besprechungen erläutert. Mit einer klaren Kommunikationsstruktur erreichst du noch mehr. Das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell nach Dr. Theodor von Stockert bietet diese Struktur. Es ist der Schlüssel für erfolgreiche Gespräche und Besprechungen. In meinen Seminaren werde ich dich gerne darin einführen. 

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