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Wie Sie E-Mails wirksam und wertschätzend schreiben

Heike Brandl

Wie reagieren Sie auf folgende Betreffzeilen?

  • Kontrolle
  • Antwort: AW: Antwort: AW: Antwort: …
  • Treffen

Kennen Sie solche Nachrichtenanfänge? 

  • ein neues Semester muss wieder geplant werden.
  • hoffe du hast du hast seit unserem Telefonat …
  • hier die Korrespondenz mit Herrn X, sowie sein Anschreiben an Y, mit der Bitte um Zustimmung, Vorschläge, Anregung, konkrete Änderungswünsche… und einer eingescannten Unterschrift.

Und wie ist es mit den abschließenden Grüßen?

  • tschüss
  • Viele Grüße – Herzliche Grüße – Mit freundlichem Gruß
  • Danke bis bald

Geht es Ihnen auch manchmal so? Schon beim Lesen der Betreffzeile stellen sich mir die Nackenhaare auf. Die Autoren und Autorinnen meiner Beispiel-E-Mails haben zwei Dinge gemeinsam:

  • Sie gingen beim Schreiben recht spontan vor, ohne an ihre Wirkung zu denken.
  • Sie gingen von sich aus, anstatt an ihre Leserin (mich) zu denken.

Dabei gibt uns das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell (1) eine gute Orientierung wie wir auch E-Mails klar, wirksam und wertschätzend schreiben können.

Ich will Ihnen zunächst das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell kurz vorstellen. Es besteht aus fünf Schritten:

  1. Die Intention: Hier geht es um die klare Absicht. Was will ich mit der E-Mail erreichen? Warum schreibe ich jetzt? Das gehört in die Betreffzeile.
  2. Die primäre Kontaktaufnahme: Das ist in der E-Mail der Gruß und die Anrede.
  3. Der Rahmen: Hier geht es darum, den Leser/die Leserin ins Bild zu setzen. Er/Sie weiß noch nicht, worum es mir geht. Daher gebe ich alle wichtigen Informationen weiter.
  4. Der Diskurs: Das Wechselgespräch ist in einer E-Mail so nicht möglich. Doch kann es sein, dass ich selbst eine Frage habe, Rückmeldungen brauche, einen Auftrag gebe. Das gehört an diese Stelle.
  5. Der Schluss: Nun folgen noch ein passender Gruß und mein Name.

Neben dem LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell ist hier noch etwas hilfreich: Der „DUDEN Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben“ (2) Zur Form finden Sie hier zahlreiche nützliche Anregungen.

Gehen wir es der Reihe nach an.

 

 

Foto: Heike Brandl

 

Die Betreffzeile - Intention

Sie ist – wie in anderen Briefen auch – eine stichwortartige Inhaltsangabe. Das erste Wort wird großgeschrieben, ein Schlusspunkt wird nicht gesetzt. Mit dem „Re:“ („Zurück“) oder „AW:“ („Antwort“) signalisieren Sie dem Leser/der Leserin, dass die E-Mail Teil eines begonnenen Dialogs ist. Das wird allerdings leicht unübersichtlich, sobald es mehrfach hin und her geht wie hier: „Antwort: AW: Antwort: AW: Antwort: …“ Wie soll der Leser hier eine Nachricht archivieren und später wiederfinden?

Ein Projektname wie „Hausbau“ allein reicht nicht aus, wenn ein Projekt länger dauert. Mein Beispiel „Kontrolle“ ist ein echtes Reizwort. Beinahe hätte ich die Nachricht sofort gelöscht. Dabei sollte ich nur einen Entwurf Korrektur lesen … Der Betreff „Treffen“ ist zu unspezifisch. Falls Sie als Kunde oder Mitglied schreiben, nennen Sie auch die entsprechenden Kundennummern oder Mitgliedsnummern im Betreff. Allgemein gilt also:

 

Formulieren Sie den Betreff so präzise und knapp wie möglich, jedoch so ansprechend, dass die Nachricht auch geöffnet wird.

 

Alternative für meine Beispiele oben könnten so lauten:

  • Bitte um Korrektur Programmtext
  • Re: Vertragsverhandlungen, Ihr Schreiben vom 10.08.20
  • Terminauswahl für Kooperationsgespräch

Gruß und Anrede – Primäre Kontaktaufnahme

Hier kommt es selbstverständlich darauf an, ob ich den Leser/die Leserin bereits kenne oder nicht, ob wir per Du sind oder uns siezen, ob es sich um private oder berufliche Nachrichten handelt. Wählen Sie bedacht aus, ob Sie ein „Sehr geehrte Frau Frisch“ – „Guten Tag Herr Meier“ – „Hallo Frau Sommer“ schreiben. „Liebe Sandra“ sollten Sie nur nutzen, wenn Sie Sandra wirklich gernhaben. Zum Umgang mit Titeln, Amts- und Funktionsbezeichnungen finden Sie im DUDEN mehrere Seiten, das führt an dieser Stelle zu weit. Wesentlich ist: Weglassen der Anrede spart keine Zeit – das ist wie ins Zimmer stürmen, ohne anzuklopfen.

Zur primären Kontaktaufnahme gehört auch folgendes: Falls Sie eine Antwort auf eine frühere E-Mail schreiben, nehmen Sie Bezug darauf. Danken Sie für die Informationen, die Einladung, was auch immer. Dank ist ein überaus hilfreiches Mittel zur Pflege von Beziehungen. Üben Sie sich hierbei jedoch auch im rechten Maß. Falls Sie mit Kollegen fünfmal täglich Nachrichten austauschen, kann es leicht übertrieben wirken.

 

Schreiben Sie immer eine freundliche persönliche Anrede!

 

Nachrichten-Anfänge - Rahmen

Falls Sie eine neue Nachricht schreiben, nennen Sie zu Beginn die Informationen, um die es hier geht. Das können Vertragsdaten sein, Anlass, Termin und Ort für eine Veranstaltung oder beispielsweise der Anlass und Frist für eine Kündigung. Falls Sie jemanden anschreiben, den Sie noch nicht persönlich kennen, schreiben Sie auch hier den Anlass, zum Beispiel welcher gemeinsame Bekannte Sie dazu inspiriert hat.

 

Benennen Sie klar, wer Ross und Reiter sind.

Anstatt „ein neues Semester muss wieder geplant werden“ heißt es richtig: „Wir planen gerade das Sommersemester 2021.“

Anstatt „hoffe du hast du hast seit unserem Telefonat …“ schreiben Sie: „Ich hoffe, du hast …“

Anstatt „hier die Korrespondenz …“ heißt es richtig: „Im Anhang sende ich dir die Korrespondenz …“

Beim letzten Beispiel gehe ich noch einen Schritt weiter. Der Satz ist so verschachtelt, dass er unübersichtlich wird. Besser ist es hier mehrere Sätze zu bilden. Bei Anhängen ist es außerdem sinnvoll, diese im Text mit einer Aufzählung zu nennen. Das ermöglicht dem Leser/der Leserin auch zu überprüfen, ob alles angekommen ist. Ich fasse zusammen:

 

Geben Sie Ihren Leser/Ihre Leserin die wesentlichen Rahmeninformationen.

 

Der Text - Diskurs

Jetzt geht es darum, was Sie mit der E-Mail erreichen wollen: Formulieren Sie das aus, was stichpunktartig bereits in der Betreffzeile stand. Nennen Sie Ihren Antrag, Ihre Terminauswahl, Ihre Fragen. Verzichten Sie auf unnötige Informationen (zum Beispiel warum die anderen Termine nicht passen). Schreiben Sie prägnant und in vollständigen Sätzen (sofern es keine Aufzählung ist). Achten Sie auf Übersichtlichkeit und gliedern Sie die E-Mail in Sinnabschnitte. Übrigens: Ist es absehbar, dass es viel zu klären gibt, greifen Sie besser gleich zum Telefon.

 

Machen Sie es dem Leser/der Leserin leicht! Was ist für ihn/sie wichtig?

 

Der (E-Mail) Schluss

Standardmäßig heißen Brief- und E-Mailabschlüsse „Mit freundlichen Grüßen“ und seinen kleinen Varianten. Hier gilt es, den Adressaten im Blick zu haben und eine angemessene Form zu wählen, die auch zu Ihnen selbst passt. Für eine Grafikerin oder auch in der Projektarbeit für die ehrenamtliche Gestaltung eines Raumes passt beispielsweise ein „Mit kreativen Grüßen“.

Im privaten Bereich schließe ich meist mit guten Wünschen: „Ich wünsche dir einen schönen Start in die Woche.“ oder persönlichen Grüßen, wie „Ich sende dir herzliche Grüße aus dem Spessart.“ Statt „Danke bis bald“ ziehe ich auch hier einen ganzen Satz vor: „Ich danke dir für die Rückmeldung und freue mich auf unser nächstes Treffen.“ Das fällt auf und bleibt in Erinnerung. Es sind diese kleinen Sätze, die Ihre Wertschätzung ausdrücken und damit Ihre Beziehungen pflegen.

 

Erreichen Sie mit einem gelungenen Schluss mehr Wirkung!

 

Sie sehen, das LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell gibt eine gute Orientierung, wie Sie E-Mails wirksam und wertschätzend schreiben.

 

(1) LINGVA ETERNA Kommunikationsmodell

(2) „DUDEN Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben“ Dudenverlag, Berlin 2015

 

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